Arsip untuk Kepustakawanan

DOKUMENTASI, KEARSIPAN, INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN

Posted in Uncategorized with tags on Juni 13, 2009 by srirumani

DOKUMENTASI, KEARSIPAN, INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN

Oleh: Sri Rumani

Abstrak

Apabila mendengar istilah dokumentasi, kearsipan, informasi, dan perpustakaan, dalam benak yang muncuk adalah rak-rak yang dipenuhi dengan tumpukan kertas-kertas/buku-buku yang berserakan. Tidak salah memang, karena koleksi yang dimiliki oleh lembaga-lembaga tersebut bahan bakunya dari kertas. Namun seiring dengan perkembangan teknologi informasi, maka kondisi lembaga-lembaga dokumentasi, kearsipan, informasi dan perpustakaan sudah jauh berbeda, yang lebih tertata rapi, bersih. indah, dan menyenangkan.

Dalam kehidupan sehari-hari sering terjadi kerancuan makna istilah dokumentasi, arsip, informasi, dan perpustakaan. Hal ini terjadi karena masih langkanya literatur yang membahas secara lengkap, jelas tetapi rinci dan mudah dipahami. Dalam tulisan ini akan diuraikan seluk beluk tentang dokumentasi, arsip, informasi, dan perpustakaan. Harapannya ada sedikit bayanga tentang makna istilahnya, sehingga dapat secara cepat menelusur informasi yang dibutuhkan tanpa harus membuang waktu hanya ketidaktahuannya lembaga mana yang harus dipilih.

Kata Kunci: DOKUMENTASI, KEARSIPAN, INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN – RUANG LINGKUP

A. Latar Belakang

Sampai saat ini  masih ada kerancuan makna dari istilah dokumentasi, arsip, informasi dan perpustakaan, sehingga yang sering terjadi ada kerancuan pemahaman. Istilah itu sulit dibedakan, karena masih kurangnya literatur yang membahas secara lengkap, jelas, dan rinci. Padahal istilah itu sering dipakai dan bahkan kita melakukan dalam kehidupan sehari-hari, tetapi karena kurangnya informasi yang diperoleh akhirnya sering terjadi salah kaprah dan salah dalam memanfaatkannya. Akibatnya masih sering terjadi kesalahan dalam memperlakukan informasi yang terkandung dalam dokumentasi, arsip, dan perpustakaan.

Kondisi kerancuan dan makna dokumentasi, arsip, informasi dan perpustakaan, dapat dilihat di suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta yang mempunyai bagian-bagian dokumentasi, arsip, informasi dan perpustakaan, dengan fungsi dan peran yang banyak kemiripan. Akibatnya terjadi tumpang tindih dalam menjalalankan peran dan fungsinya atau justru semuanya “lepas tangan” dalam memberikan peran dan fungsinya. Kalau sudah begini tentu yang paling dirugikan adalah konsumen, user, pengguna, pemustaka, karena merasa “dipingpong” lempar sana, lempar sini dan akhirnya tidak mendapatkan informasi yang diharapkan.

Oleh karena itu perlu ada peran dan fungsi yang tegas antara dokumentasi, arsip, informasi, dan perpustakaan, sehingga dapat memberikan kepuasan bagi para konsumen yang dilayani. Disamping itu juga perlu ada kerjasama yang sinergis, terkoordinasi dan saling ketergantungan antara lembaga dan kolaborasi antara pengelola yang mengurusinya, sehingga sebagai partner yang saling membutuhkan dan melengkapi. Bukan seperti yang sering terjadi selama ini antara lembaga dokumentasi, arsip, informasi, dan perpustakaan saling mengklaim sebagai lembaga nirlaba yang paling dapat memberikan pelayanan kepada konsumen.

Dalam tulisan ini akan diulas peran dan fungsi lembaga dokumentasi, arsip, informasi dan perpustakaan, serta koleksi macam apa yang wajib disediakan oleh lembaga-lembaga tersebut. Hal ini dimaksudkan agar konsumen dapat tepat sasaran dan dapat memutuskan kemana harus mencari informasi yang dibutuhkan, sehingga tidak membuang-buang waktu dan biaya secara percuma.

B. Pengertian dan Kegiatan Dokumentasi, Kearsipan, Informasi, dan Perpustakaan

1. Dokumentasi

a. Pengertian

Bagi masyarakat Indonesia istilah dokumentasi selalu dikaitkan dengan kegiatan foto menfoto dalam berbagai kegiatan. Buktinya setiap kegiatan dalam kepanitiaan selalu ada seksi dokumentasi. Pengertian dokumentasi disini sama dengan pengambilan gambar/foto dari kegiatan yang dilakukan oleh panitia tersebut. Dokumentasi yang dimaksud dalam kepanitiaan itu meliputi kegiatan penyimpanan barang seperti foto, preparat, dan benda antik. Inilah yang disebut dengan dokumentasi “korporil”, yaitu penyimpanan dan temu kembali benda bukan pustaka. Kegiatan foto memfoto itu baru merupakan salah satu bagian dokumentasi, dan sebagai wahana untuk merekam kejadian yang dapat dijadikan sebagai komunikasi sesama manusia.  Selain dokumentasi korporil ada dokumentasi “literer”, yaitu penyimpanan dan temu kembali berupa pustaka.

Istilah dukumentasi pertama kali diperkenalkan oleh Paul Otlet dan Henri la Fontaine pada tahun 1895 di Belgia. Waktu itu dokumentasi mempunyai makna sebagai pengawasan bibliografi, yaitu usaha pencatatan setiap buku yang diterbitkan. Tujuan pengawasan untuk menyususn bibliografi universal, yaitu daftar buku yang diterbitkan diseluruh dunia. Kemudian  awal abad ke-20 makna dokumentasi sebagai perpustakaan khusus, yang berubah lagi menjadi setiap kegiatan yang mencakup penyalinan bentuk dari bentuk buku ke dalam bentuk mikro, yang trrnyata tidak memberikan rasa nyaman untuk membacanya karena harus memakai alat pembaca (micro reader).

Difinisi dokumentasi di Indonesia, adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan mengelola dokumen-dokumen literer yang mencatat semua aktivitas manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan bahan keterangan dan penerangan mengenai berbagai soal (Sulistyo Basuki, 1996: 11). Difinisi ini seirama dengan tugas kewajiban dokumentasi menurut Peraturan Presiden No.20 Tahun 1961 yaitu menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti yang luas sebagai hasil kegiatan manusia dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut.

b. Jenis-jenis Dokumentasi

1). Menurut Sifatnya

Dokumen sebagai obyek menyediakan informasi yang dapat dibedakan menurut sifatnya menjadi 2 jenis yaitu dokumen tekstual yitu yang isinya dalm bentuk teks tertulis baik berupa huruf maupun angka. Sedangkan dokumen nontektual disajikan dalam bentuk bukan tertulis. Jenis nontekstual ini dibagi lagi menjadi dokumen ikonik (peta, atlas, cetak biru, denah, grafik, poster, lukisan, foto, dan slaid). suara (rekaman, piringan hitam, kaset), audio-visual (film, video, TV), dan dokumen yang bersifat material (bola dunia, karya artistic, huruf braillle, mainan peraga). Sekarang ada dokumen campuran yaitu sebagai gabungan dokumen tekstual dan nontekstual misal membeli buku yang dilengkapi kaset, CD.

2). Menurut Ketajaman Analisis

Pembagian ini lazim digunakan dalam dokumentasi yaitu dokumen primer, sekunder, dan tertisier. Dokumen primer berisi laporan penelitian, aplikasi teori, Termasuk dokumen primer yaitu majalah, makalah, disertasi, paten. Sedangkan dokumen sekunder berisi informasi mengenai dokumen primer (dokumen sekunder tidak mungkin terbit bila tidak ada dokumen primer) Contohnya bibliografi, catalog, majalah, indeks, majalah abtrak, daftar isi. Dokumen tersier mengumpulkan, menyarikan dan memindahkan informasi yang ada di dokumen sekunder dan primer. Termasuk dokumen tersier adalah bibliografi dari bibliografi, direktori panduan literatur, buku ajar.

c. Profesi Dokumentalis

Di Eropa Barat , pengolahan artikel majalah ilmiah dilakukan tenaga ilmuwan yang secara tegas menyebut dirinya sebagai dokumentalis, bukan pustakawan, Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali serta menyebarkan isinya.

Sedangkan di Amerika Serikat pengolahan majalah ilmiah dilakukan oleh pustakawan yang bekerja pada perpustakaan khusus. Oleh karenanya pengertain dokumentasi identik dengan pustakawan khusus.

Profesi dokumentalis di Indonesia tidqk dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan dokumentasi.

2. Kearsipan

a. Pengertian

Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani Archaios yang berarti lama, kuno, namun arsip mempunyai makna sebagai power atau kekuasaan (Arche). Dari kata Arche jadi kata Archeion atau Archivum (bahasa Latin), yangberarti gedung pemerintahan, tempatnya para penguasa itu berada. Lama-lama Archium tidak hanya berarti gedungnya saja, tetapi isi dari apa yang terdapat dalam gedung/disimpan dalam gedung itupun dinamakan arsip. Jadi tidak heran awam selalu beranggapan bila mendengar istilah arsip yang terlintas dalam benaknya adalah kertas-kertas yang sudah lama/kuno.

Namun demikian seiring dengan kemajuan teknologi informasi, maka arsip saat ini sudah ada yang berbentuk elektronik, yang disimpan dalam file-file, sehingga semakin memberikan kemudahan untuk mencarinya kembali bila dibutuhkan, Lembaran kertas dialih mediakan menjadi lembaran elektronik, sehingga dapat menghemat ruangan dan nampak rapi, bersih dan indah. Hasil  alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan pangkalan data yang membentuk sistem arsip elektronik, yang terpadu .

Menurut Schellenberg, arsip sebagai berkas pranata umum/swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan/dipilih di lembaga kearsipan. Sedangkan menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan, sebagai naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah serta badan-badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b. Jenis-jenis Arsip

Arsip yang lebih sering berupa surat yang bentuknya sebagai lembaran kertas bertuliskan. Arsip dapat dibedakan menurut: subyeknya (arsip kepegawaian, keuangan, pemasaran, pendidikan), bentuknya (surat, pita rekaman, microfilm, disket, CD), nilai kegunaan (informasi, administrasi, hukum, sejarah, ilmiah, keuangan, pendidikan). Disamping itu juga menurut sifat kepentingannya (arsip tidak berguna, berguna, penting, vital), menurut fungsinya (arsip dinamis, dan statis), menurut tempat pengelolaannya (arsip Pusat, Arsip Unit), menurut keasliannya (arsip asli, tembusan, salinan, petikan), dan menurut kekuatan hukum (arsip otentik, dan tidak otentik).

c. Profesi Arsiparis

Profesi arsiparis sebenarnya sudah dijamin oleh UU No.7/1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan. Dalam pasal 6 dan 7 dikatakan bahwa pemerintah berkewajiban mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan kader ahli kearsipan, Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan, dan melakukan usaha-usaha untuk menjamin tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.

Hak arsiparis yang sudah jelas dituangkan dalam Undang-undang sejak tahun 1971, pada kenyataannya belum bisa dirasakan oleh para arsiparis. Walaupun saat ini sudah mendapatkan tunjangan fungsional tiap bulan, tetapi pengembangan kariernya masih mengambang. Artinya kenaikan pangkat belum bisa 2 tahun sekali sebagaimana pustakawan, tetapi masih 4 tahun sekali, karena belum ada tim penilai angka kredit untuk arsiparis. Sementara hak pustakawan secara hukum baru ada setelah disahkannya UU No.43 Tahun 2007. Pasal 31 mengatakan pustakawan berhak atas penghasilan diatas kebutuhan hidup minimum dan kesejahteraan sosial, pembinaan karier sesuai dengan tuntutan pengembangan kualitas, dan kesempatan menggunakan sarana, prasarana, fasilitas perpustakaan untuk menunjang kelancaran tugasnya.

3. Informasi

a. Pengertian

Difinisi informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita yang mengandung gambar ataupun lambing-lambang. Menurut Sulistyo Basuki (1996: ), informasi mencakup pengertia: data numerik (angka), audi (suara), teks (tulisan), citra (gambar, santir/image).

b. Ilmu Informasi

Ilmu yang mempelajari informasi disebut ilmu informasi, dan baru tumbuh sesudah Perang Dunia II, pada tahun 1959, oleh Moore School of Engineering University of Philadelphia. Kemudian pendidikan ilmu formasi dimulai tahun 1960. Informasi lebih mengutamakan temu baliknya daripada penyebarannya.

Ilmu informasi tumbuh karena masalah komunikasi, yang menyangkut teknis (pengiriman berita, semantik (pengertian berita), dan efektivitas dalam transfer berita. Kemudia masalah literature, adanya ledakan informasi karena setiap karya ilmiah harus diterbitkan agar menjadi milik umum. Dan masalah sistem informasi yang menyangkut literatur/buku, semakin tambah literatur tambah masalah pengadaan, pengolahan, penyimpanan, pengawetan, temu balik dan penyebarannya.

Saat ini ada trend semua yang berbau informasi mempunyai daya tarik  yang luar biasa, karena arahnya nanti masyarakat berbasis informasi. Bahkan siapa yang cepat menguasai informasi maka dialah yang dapat memenangkan kompetisi dalam segala hal (pekerjaan, kehidupan, karier, jodoh, rumah, angkutan dll). Oleh karenanya dalam pendidikan tinggi jurusan informasi peminatnya selalu berjubel dibandingkan jurusan-jurusan yang sudah jenuh (hukum, ekonomi).

4. Perpustakaan

a. Pengertian

Pengertian perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka (Bab I pasal 1 angka 1 UU No.43/2007).

Perpustakaan sering juga diartikan sebagai tempat/gedung, tetapi juga berarti koleksinya itu sendiri. Bayangan pertama bila mendengar istilah perpustakaan adalah rak-rak yang dipebuhi dengan tumpukan buku. Tidak salah memang, karena perpustakaan  berasal dari kata”pustaka/library”, dari kata Latin “liber/libri” yang artinya buku. Kemudian menurut SK Menpan No.18/1988 perpustakaan sebagai satuan kerja yang minimum mempunyai 1.000 judul koleksi yang terdiri sekuarng-kurangnya 2.500 eksemplar.

b. Fungsi dan Jenis-jenis Perpustakaan

Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Adapun tujuan diadakan perpustakaan adalah untuk memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangas.

Kalau melihat fungsi dan tujuannya, betapa mulianya misi yang diemban oleh lembaga perpustakaan, apalagi pustakawannya yaitu seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan latihan kepustakawanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

Di Indonesia perpustakaan ada 5 jenis, yaitu Perpustakaan Nasional, Perpustakaan Umum, Perpustakaan Sekolah/Madrasah, Perpustakaan Perguruan Tinggi, dan Perpustakaan Khusus (pasal 20).

c. Profesi Pustakawan

Profesi pustakawan bila dibandingkan profesi arsiparis, dokumentalis, dan informasi lebih jelas dan terbuka lebar untuk pengembangan kariernya. Di Indonesia profesi ini mulai dikenal publik sejak tahun 1988 dengan dikeluarkannya SK Menpan No.18/1988 yuncto SEB Menteri P dan K dan Kepala BAKN No.53649/MPK/1988, No.15/SE/1988 tentang Angka Kredit bagi jabatan Pustakawan. Kenaikan pangkat, tunjangan fungsional, tim penilai, sudah lebih jelas dibandingkan dengan profesi arsiparis, dokumentalis dan infomasi.

Namun demikian ada hal yang menjadikan perpustakaan seperti jalan ditempat (walau ada yang sudah maju pesat). Kondisi ini dikarenakan SDM yang ada saat ini masih orang-orang lama yang masuk menjadi pustakawan karena impassing (penyesuaian) bukan karena pendidikan. Penulis yakin bila pustakawan sudah dijabat oleh orang-orang yang mempunyai pendidikan Pusdokinfo minimum D3, yang kreatif, inovatif, dan berpikiran maju tentunya kondisi perpustakaan secara umum dapat dikatakan “baik”. Sekarang ini sedang masa transisi, peralihan generasi ditubuh pustakawan Indonesia, dimana generasi tua masih yang sudah mulai “terengah-engah” mengejar kemajuan teknologi informasi tetapi masih “enggan” dan “belum rela” dengan memberikan kepercayaan kepada generasi muda yang memang masih “segar tenaga dan pikirannya”. Akibatnya perpustakaan sulit maju karena pustakawan senior yang masih patuh dengan cara konvensionalnya sulit menerima masukan dan ide-ide segar dari pustakawan yunior yang sudah “melek komputer”.

E. KESIMPULAN

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dokumentasi, kearsipan, informasi dan perpustakaan di masyarakat masih terjadi kerancuan pengertian. Masyarakat sering dirugikan karena tujuannya ingin mendapatkan informasi tidak kesampaian, tetapi kekecewaan. Padahal lembaga dokumentasi, arsip, informasi, dan perpustakaan itu dibentuk tujuannya untuk memberikan jasa pelayanan penelusuran informasi.

Dari lembaga-lembaga tersebut maka muncullah profesi dokumentalis, arsiparis, ahli informasi, dan pustakawan. Namun dari semuanya itu yang paling dikenal dan jelas jenjang kariernya adalah profesi pustakawan walau hak-haknya secara hukum dijamin baru tahun 2007, bila dibandingkan dengan arsiparis sudah sejak tahun 1971. Kondisi ini tentu tidak lepas dari peran para pustakawan senior (khususnya Ibu Mastini Hardjoprakosa, dan kawan-kawannya) dengan ilmunya dari manca negara telah bersusah payah menyakinkan para pemimpin negeri ini pada waktu itu (era Ode Baru). Kita sekarang tinggal melanjutkan perjuangannya yang tidak mengenal lelah telah memajukan kepustawakanan di Indonesia.

Daftar Pustaka

http://stilampung.blogdetik.com/2008/09/19/arsip-elektronik/, diunduh tanggal 5 Februari 2009 jam 23.11

Basuki, Sulistyo. 1996. Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

——. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

——. 1992. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Gava Media.

Undang-undang No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan . Jakarta: Graha Ilmu.

KOMPETENSI PUSTAWAKAN

Posted in Tak Berkategori with tags on Januari 4, 2009 by srirumani

KOMPETENSI PUSTAKAWAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN DI PERPUSTAKAAN NASIONAL

Oleh: Sri Rumani

Abstrak

Memperoleh informasi adalah hak setiap orang, oleh karena itu sudah selayaknya kalau informasi itu mudah diakses dengan biaya yang murah. Kehadiran teknologi informasi di perpustakaan diakui memberikan dampak positif bagi pemustaka dan pustakawan, sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan. Namun tidak jarang justru dengan teknologi dapat menghambat akses informasi, sehingga pemustaka merasa dirugikan. Kondisi ini dapat terjadi karena pustakawan sebagai motor penggeraknya belum siap dan tidak mempunyai kompetensi di bidang teknologi informasi.

Dalam tulisan ini akan diuraikan bagaimana kompetensi pustakawan Indonesia dalam menghadapi teknologi infomasi yang berkembang sangat cepat. Berdasarkan pengamatan ternyata di Indonesia belum ada standar kompetisi pustakawan. Saat ini baru disiapkan oleh Perpustakaan Nasional sebagai pembina semua jenis perpustakaan di Indonesia.

Teknologi informasi diyakini dampaknya dapat meningkatkan kualitas pelayanan, sehingga pemustaka merasa puas. Namun yang tetap harus diingat, kualitas SDM, ragam koleksi, sarana dan prasarana, manajemen pelayanan, dan sistem yang komprehensif tidak saja menjadi faktor pendukung, tetapi juga penghambatnya.

Kata Kunci: KOMPETENSI PUSTAKAWAN – TEKNOLOGI INFORMASI -

KUALITAS LAYANAN

I.Pendahuluan

Suatu ketika ada mahasiswa datang ke perpustakaan dengan wajah kecewa, sedih, dan putus asa, karena literatur yang dicari sudah tidak ada ditempatnya. Kenapa ?. Ternyata literatur yang berupa skripsi telah dialih mediakan dari cetak ke digital. Masalah timbul karena skripsi tersebut bentuk cetaknya sudah dihancurkan, tetapi bentuk digitalnya tidak bisa diakses karena sistemnya belum jalan. Kalau sudah begini apakah sistemnya yang tidak beres, perangkat kerasnya, atau pustakawannya yang memutuskan dan mengendalikan tidak kompeten ?. Kasus ini menjadi sangat ironis,ditengah hiruk pikuk perkembangan teknologi informasi yang diyakini dapat meningkatkan kualitas pelayanan, tetapi justru menghambat pelayanan. Jadi bagaimana sikap pustakawan ditengah gelombang teknologi informasi yang sangat cepat berubah ini ?

Sikap pustakawan ada yang menolak dan menerima kehadiran teknologi informasi. Menolak, yang dilakukan oleh pustakawan “konvensional/generasi tua”, (tidak semuanya) karena ada yang susah payah belajar menyesuaikan, supaya tidak “gagap teknologi”. Bagi pustakawan yang “alergi perubahan karena teknologi”, secara alamiah terpinggirkan dari arena kompetisi di gelanggang perpustakaan. Sekelumit kasus diatas membuktikan bahwa pustakawan belum kompeten dibidang teknologi informasi. Akibatnya pemustaka dirugikan karena sudah ada teknologi informasi (dengan alih media), tetapi bukannya dapat meningkatkan kualitas pelayanan, namun justru tidak bisa diakses. Kalaupun sudah kompeten, disinyalir ada “gap” antara pustakawan yang “melek teknologi” dengan “yang buta teknologi”.

Perubahan didunia kepustakawanan saat ini semestinya menjadi momen yang menarik karena dapat mengubah “image” perpustakaan menjadi tempat berburu informasi para pemustaka. Perpustakaan dapat mengeluarkan aura energi positif yang semakin menarik. Terlebih dengan hadirnya perpustakaan digital ditengah perpustakaan konvensional. Daya tariknya bagaikan “bunga yang sedang merekah”, sehingga menarik kumbang-kumbang untuk selalu datang dan menyedot sari putiknya. Sungguh luar biasa, teknologi telah menjadikan perpustakaan sebagai “surga dunia”, yang menyenangkan dan mengasyikkan bagi pustakawan dan pemustaka.

Dalam tulisan ini ada tiga pokok bahasan yang akan diuraikan yaitu kompetensi pustakawan, teknologi informasi dan kualitas pelayanan. Obyek perpustakaan dibatasi hanya di Perpustakaan Nasional RI, yang merupakan salah satu jenis perpustakaan di Indonesia dan berkedudukan di Ibukota Negara.

II. Kompetensi Pustakawan di Indonesia

Berbicara masalah kompetensi pustakawan di Indonesia sampai saat ini belum ada pedomannya yang dijadikan acuan. Jadi apa ukuran, bagaimana sistem, aturan main, siapa yang berhak melakukan uji kompetensi, tempat ujian dimana, apa materi ujian,dan lain-lain. Kompetensi diartikans sebagai tolok ukur guna mengetahui sejauh mana kemampuan seseorang menggunakan pengetahuan dan skill atau kemampuannya. Ada dua jenis kompetensi yang diperlukan oleh pustakawan yaitu kompetensi profesional dan perorangan (Salmubi, 2005). Para pustakawan pemikir di Perpustakaan Nasional sedang bekerja keras untuk membuat standar kompetensi, mengingat Perpustakaan Nasional sebagai pembina untuk semua pustakawan dan perpustakaan di Indonesia. Selain standar pustakawan, harus ada standar koleksi, sarana dan prasarana, pelayanan, penyelenggaraan dan pengelolaan.

Tugas berat tetapi mulia yang telah diamatkan oleh Undang-undang No.43/2007, bahwa pustakawan harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan standar nasional (pasal 11). Kalau profesi dosen dan guru sudah atau sedang dilakukan sertifikasi, dengan melakukan pemberkasan. Setelah minimum mengumpulkan angka 800, maka akan mendapatkan sertifikat sebagai bukti formal pengakuan menjadi tenaga profesional. Konsekwensinya para guru dan dosen yang sudah lolos sertifikasi mendapatkan tunjangan profesi sebesar satu kali gaji pokoknya. Bagaimana dengan pustakawan yang juga sebagai tenaga kependidikan dan jumlahnya di seluruh Indonesia hanya 2.867 orang (data tahun 2005) ?.

Menurut Hernandono (2005:4) problem yang dihadapi oleh pustakawan madya dan utama adalah kurang menguasai bahasa asing dan kurang akrab dengan teknologi dan komunikasi informasi (ICT). Hal ini mengakibatkan pustakawan menjadi “kelompok marginal” dalam masyarakat informasi, karena komunikasi lebih sering memanfaatkan teknologi informasi. Akibat selanjutnya pustakawan menjadi semakin tertinggal jauh bila tidak merespon dengan cepat perubahan yang terjadi disekelilingnya. Bagaikan katak diatas tempurung yang diisi air panas, bila tidak segera meloncat keluar atau menyesuaikan suhu air pasti akan mati sia-sia. Intinya dalam masyarakat informasi ini pustakawan harus dapat menyesuaikan diri dan cepat tanggap dengan perubahan yang terjadi disekitarnya. Pustakawan tinggal memilih bertahan dalam komunitasnya atau menyingkir dan menjadi “kutu loncat”, pindah jalur dari fungsional ke struktural. Adalah hak asasi seseorang ketika dalam komunitasnya sudah tidak nyaman kemudian meninggalkannya, walau telah mengantongi ijasah ilmu perpustakaan. Hidup adalah pilihan, namun secara moral patut disayangkan, karena siapa lagi yang akan peduli dengan perpustakaan ketika tidak menjanjikan “materi” kemudian ditinggalkan begitu saja.

Masalah kompetensi ini penulis mengusulkan agar setiap mahasiswa D3, S1, S2 yang telah lulus wajib mendaftarkan sebagai anggota Ikatan Pustakawan Indonesia di Pengurus Daerah berdasarkan domisili penduduk (KTP). Setelah terdaftar sebagai anggota dengan hak dan kewajibannya, sebagai prasyarat untuk mencari Surat Ijin Kerja (SIK) yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional. SIK ini hanya dikeluarkan setelah lulus ujian kompetensi yang dilaksanakan oleh Perpusnas kerjasama dengan PD IPI. Secara periodik (misal setiap 5 tahun) yang telah lulus uji kompetensi diuji lagi, sehingga pustakawan tetap konsisten dan kompeten di jalur profesinya. Tidak ada maksud mempersulit pustakawan berprofesi, dan bukan berarti memperpanjang birokrasi, tetapi semata-mata agar profesi pustakawan terpantau dan terkordinir, sehingga dapat diketahui “peta pustakawan di Indonesia”. Mestinya perlu dasar hukum yang berbentuk Peraturan Pemerintah (PP), sebagaimana diatur dalam pasal 11 ayat 3 yang berbunyi: Ketentuan lebih lanjut mengenai standar nasional perpustakaan (termasuk standar tenaga perpustakaan), diatur dengan Peraturan Pemerintah.

III. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

Tak heran jika saat ini berbagai jenis perpustakaan berlomba-lomba memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas pelayanannya. Walau diakui untuk memanfaatkan teknologi di perpustakaan butuh dana yang relatif besar. Untuk itu pustakawan harus bisa melobi pimpinan agar yakin dan akhirnya menyetujui rencananya. Masalahnya tidak semua pustakawan mempunyai kemampuan melobi dan melakukan koordinasi serta mengkomunikasikan permasalahan dan potensi yang ada di perpustakaan. Kalaupun ada kemampuan melobi, pimpinan masih “belum percaya” dengan kinerja pustakawan. Keahlian melobi, koordinasi dan komunikasi tidak secara khusus masuk materi kuliah di program studi atau jurusan ilmu perpustakaan dan informasi, tetapi hanya disisipkan dalam materi kuliah manajemen perpustakaan.

Menurut penulis keahlian melobi, koordinasi, dan komunikasi termasuk kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang pustakawan di lapangan. Materi kuliah atau diklat lebih menonjolkan pengetahuan teknis yang didominasi hanya untuk kepentingan pustakawan bukan pemustaka. Contohnya materi klasifikasi, analisis subyek, diskripsi bibliografi, yang intinya untuk memudahkan penelusuran hanya bermanfaat bagi pustakawan bukan pemustaka. Kenyataannya pemustaka tidak mau tahu koleksi itu diklasir nomor berapa ditaruh di rak mana, yang pasti pemustaka hanya ingin koleksi itu dapat ditemu kembalikan dengan cepat, tepat, akurat, mudah dan murah. Intinya pemustaka ingin pelayanan yang benar-benar prima karena seiring dengan mobilitasnya yang tinggi, sehingga tidak mempunyai waktu luang untuk berlama-lama di perpustakaan.

Makna teknologi informasi itu sebagai teknologi yang dapat menyimpan, menghasilkan, mengolah, dan menyebarkan informasi (Sulistyo Basuki: 1991: 87). Berbicara tentang teknologi, ternyata tidak saja terbatas pada perangkat keras (alat), dan perangkat lunak (program), tetapi juga sumber daya manusia sebagai penentunya. Ambisi menerapkan teknologi di perpustakaan tanpa diimbangi oleh kualitas sumber daya manusia yang kompeten dibidangnya, ternyata justru dapat merugikan pemustaka. Padahal teknologi informasi dapat menciptakan jejaring (networking) antar perpustakaan dan pustakawannya. Dan menjadi alat bantu yang telah tebukti dapat memperlancar dan mempercepat urusan administrasi, pengolahan, penelusuran dan pelayanan di perpustakaan

Yang termasuk teknologi informasi menurut Sulistyo Basuki 1991:87-88) antara lain telekomunikasi, sistem komunikasi optik, sistem pita-video dan cakram video, komputer, mikrobentuk, jaringan kerja data, surat elektronik, vidioteks dan teleteks. Jadi tidak hanya berupa komputer, Perpustakaan digital kedepan menjadi model untuk peningkatan pelayanan ditengah perpustakaan cetak. Kolaborasi perpustakaan yang secara bersama-sama (menyediakan koleksi cetak dan digital) disebut perpustakaan hibrida. Artinya perpustakaan dengan koleksi cetak masih dipertahankan, dan perpustakaan digital yang berbasis teknologi informasi harus disediakan oleh berbagai jenis perpustakaan di Indonesia termasuk Perpustakaan Nasional.

Perubahan itu bagaikan magnit yang dampaknya sangat dirasakan oleh pemustaka dan pustakawan. Pemustaka terasa dimanjakan dengan pelayanan yang berbasis TI, sedangkan pustakawan berkembang menjadi profesi yang patut dibanggakan. Bahkan bisa disebut sebagai “agen perubahan” bagi lingkungannya. Benarkah ? Jawabnya ada pada diri pustakawan masing-masing dalam mensikapi “trend” yang sedang menjadi pusat perhatian berbagai pihak. Perpustakaan digital dapat memberikan wacana baru, bagaikan “permainan” yang mengasyikan dan tidak membosankan. Daya tariknya luar biasa, sehingga citra perpustakaan secara pasti mempunyai image positif dimata pemustaka dan pimpinan yang membawahi perpustakaan, yang nantinya berimbas pada masyarakat. Tidak heran bila Pimpinan mulai menaruh kepercayaan terhadap perpustakaan, dengan memberikan komitmen (dana dan pikiran) terhadap perubahan dan perkembangannya. Buktinya pustakawan selalu dilibatkan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan lembaga induk (pembuatan RKAT, Rapat Pimpinan (Rapim) dan Rapat Kerja Fakultas (RKF, kalau dilingkungan perpustakaan Perguruan Tinggi). Bahkan ada pimpinan yang sudah mulai mengalokasikan dana sebesar 5 persen dari anggataran instansi (sesuai dengan UU No.43/2007).

Perubahan dilingkungan perpustakaan ini merupakan fenomena yang menarik, mengingat perpustakaan sebagai bagian penting dalam mencerdaskan kehidupan manusia. Terlebih dalam masyarakat informasi seperti saat ini, diakui atau tidak perpustakaan sebagai institusi yang ideal untuk belajar sepanjang hayat (life long learning). Disamping itu perpustakaan juga sebagai wahana ideal untuk memenuhi “hak informasi” bagi setiap warga negara di Indonesia sebagaimana tercantum dalam pasal 28 huruf f UUD 1945 Amandeman.

Teknologi informasi untuk perpustakaan bukan “monster” yang perlu ditakuti dan dijauhi dan bukan “dewa” yang harus diagung-agungkan.dan dipuja-puja. Pemanfaatan teknologi informasi mulak diperlukan, untuk mengimbangi kebutuhan pemustaka yang semakin beragam dan kompleks. Namun yang harus diingat, secanggih apapun teknologi itu, tetap dioperasikan oleh manusia sebagai brain ware nya. Kehadiran teknologi informasi perlu disikapi dengan arif bijaksana mengingat dampak yang ditimbulkan sering kali justru dapat menghambat pelayanan. Disamping itu teknologi informasi termasuk investasi mahal dan jangka panjang. Ini adalah tantangan bagi para pustakawan menghadapi tuntutan pemustaka yang beragam dan pimpinan yang sering kurang “perhatian” dengan perpustakaan.

IV. Idealisme Kualitas Pelayanan di Perpustakaan Nasional

Masih ingat dalam benak penulis ketika menjadi anggota di Perpustakaan Nasional tahun 1989-1991, saat itu lebih sering kecewa dengan pelayanan yang diberikan. Kualitas pelayanan yang masih jauh dari ideal, karena tergantung pada selera pustakawan. Sistem peminjaman tertutup, sehingga katalog manual menjadi andalan untuk penelusuran, ditambah sikap pustakawan yang jauh dari simpatik dan berjiwa penolong, harus menunggu dalam hitungan jam. Kenapa ? Karena bagian sirkulasi ada di lantai 4, sementara koleksinya ada di lantai 3, lebih kecewanya setelah menunggu lama ternyata buku yang dimaksud tidak ditemukan (karena dipinjam atau salah letak), akhirnya pulang tidak membawa hasil padahal sudah datang jauh-jauh dari Depok ke Salemba Raya 28, dan untuk acuan tugas yang harus segera diselesaikan. Akhirnya mencari ke perpustakaan Yayasan Mas Agung (perpustakaan pribadi H. Mas Agung pemilk Toko Gunung Agung), ternyata ada dan mendapat pelayanan yang cepat, ramah, dan menyenangkan. Tugas kuliah pun bisa diselesaikan tepat waktu.

Dari pengalaman pribadi itu menjadi catatan penting bahwa untuk meningkatkan kualitas pelayanan di Perpustakaan Nasional perlu ada hal-hal yang harus diperhatikan:

1. Kualitas SDM

SDM menjadi ujung tombak dan motor penggerak perpustakaan. SDM disini meliputi pustakawan dan non pustakawan. Secanggih apapun teknologi informasi yang dimanfaatkan oleh perpustakaan, maka tidak ada artinya manakala SDM yang merencanakan, mengoperasikan tidak berkompeten. Berdasarkan data tahun 2005, Perpustakaan Nasional mempunyai 700 orang pegawai, pustakawannya ada 178 orang atau 25 % nya, (Hernandono, 2005:5). Dari jumlah 178 orang itu sepertiganya adalah tenaga pustakawan yang diangkat berdasarkan inpassing/penyesuaian. Dapat dibayangkan sebagai perpustakaan pembina dengan tugas yang sangat berat, dukungan SDM nya masih belum memadai dari segi kualitas dan kuantitas. Padahal sebagai instansi pemerintah selalu mempertahankan “zero growth/pertumbuhan nol”, artinya baru mengangkat pegawai kalau ada formasi karena pensiun. Untuk mengatasi SDM, bisa melakukan “out sourcing”, merekrut tenaga yang mempunyai latar belakang teknologi informasi dengan sistem kontrak, atau tenaga paruh waktu.

2. Ragam Koleksi

Perpustakaan Nasional sebagai perpustakaan deposit berdasarkan amanah UU No.4/1990, plus memiliki koleksi unggulan berupa koleksi khusus (naskaah kuno, koleksi langka, koleksi peta dan lukisan, serta audio visual. Apalagi koleksi Negara Kertagama mendapat penghargaan dari UNESCO, yang patut dibanggakan Koleksi unggulan ini menjadi acuan bagi para peneliti baik di dalam negeri maupun di luar negeri, dan para mahasiswa untuk menyelesaikan tugasnya.

Jumlah koleksi monograf berdasarkan data tahun 2007 ada 86.814 judul (155.421 eksemplar). Naskah kuno (2008) ada 9.942 eksemplar, audio visual 3.683 judul (6.258 eksemplar), koleksi peta dan lukisan 20.302 judul (27.676 eksemplar), dan buku langka 80.000 judul (188.940 eksemplar). Koleksi buku langka tertua adalah kisah perjalanan para kapten Italia yang melewati Indonesia, terbitan tahun 1556. Koleksi audiovisual terdiri dari microfilm, mikrofish, CD-ROM, DC, VCD/DVD, kaset rekaman suara dan album foto.

Koleksi naskah kuno dan audio visual agar informasinya tetap bisa dimanfaatkan maka perlu ada perawatan khusus yang dilakukan oleh ahlinya. Khsususnya koleksi naskah kuno yang merupakan “harta karun”, supaya informasinya dimengerti oleh anak cucu perlu diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia. Untuk menghindari “kehilangan informasi” dari naskah kuno perlu dialih mediakan ke bentuk digital. Sedang yang masih tersimpan di luar negeri segera diambil alih kepemilikannya. Untuk itu dalam dalam menyusun RKAT (Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan) perlu dimasukkan anggaran untuk memburu naskah kuno di luar negeri.

3. Sarana dan Prasarana

Pemanfaatan teknologi informasi mutlak untuk mengimbangi permintaan pemustaka yang beragam dan mengubah image perpustakaan agar sebagai graha informasi yang nyaman, dan menyenangkan. Caranya, ruangan kosong, kantin, mushola, loby, ruangan teater, selasar, parkiran, ruang tunggu, dll dari gedung Perpustakaan Nasional baik yang ada di Jl. Salemba Raya 28 maupun Medan Merdeka Selatan sebagai area Wifi, yang dilengkapi fasilitas stop kontak listrik. Dengan demikian pemustaka yang datang dengan lap top dapat leluasa untuk memanfaatkan fasilitas internet tanpa harus masuk ruangan khusus internet. Semuanya digratiskan (sesuai dengan sifat perpustakaan sebagai penyedia jasa yang nir laba). Namun untuk setiap pemilik lap top yang akan akses internet harus didaftarkan terlebih dahulu.

Alasan arena Wifi, mengingat internet telah menjadi fasilitas utama, sebagai alat bantu penelusuran informasi yang cepat, komplit, mudah, akurat, dan relatif murah. Saat ini juga telah banyak digunakan web 2.0 sebagai suatu media untuk berkomunikasi dan berbagai pengalaman dan cerita, berbagi gambar, berbagai audio (Dave Pattern dalam Ida Fajar Priyanto:2008:3). Dengan basis web 2.0 katalog yang dulu hanya deskripsi biblografi dan deskripsi isi/subyek, saat ini katalog dilengkapi dengan daftar isi, review, dan komentar pembaca buku.

4. Manajemen Pelayanan

Manajemen pelayanan sebagai proses atau aktivitas yang dilakukan oleh pustakawan kepada pemustaka yang sifatnya tidak dapat diraba (kasat mata), tetapi dapat dirasakan. Pelayanan yang baik bisa diwujudkan bila posisi tawar pemustaka lebih tinggi daripada pustakawan, sehingga menempatkan pemustaka sebagai “raja yang harus dilayani”. Jadi pustakawan adalah “pelayan profesional” dari pemustaka, namun tidak boleh berjiwa “pelayan/menghamba”, artinya pemustaka tidak bisa seenaknya memerintah diluar diskripsi kerjanya. Pustakawan harus tegas tetapi sopan bila diperintah oleh pemustaka di luar keprofesiannya.

Agar perpustakaan tetap eksis dalam masyarakat informasi dan tidak terjebak pada slogan non profit, maka kepuasan pemustaka harus diutamakan. Orientasinya bukan lagi untuk kepentingan pustakawan tetapi untuk “pure custumer”, sehingga perlu ada “custumer service”. Pemustaka harus mendapatkan rasa aman, nyaman, senang, berkesan, sehingga begitu masuk dan keluar perpustakaan selalu mendapatkan senyum manis, keramahan pustakawan. Pelayanan yang cepat, akurat, mudah, dan murah serta siap pakai (ready for use), pasti akan mendapatkan respon positif dari pemustaka.

Pustakawan di era informasi ini dituntut memberikan pelayanan prima, yang berasas sederhana, terbuka, lancar, tepat, lengkap, wajar, dan terjangkau. Menurut Keputusan MENPAN No.81/1993 yuncto Keputusan MENPAN No.63/2003 sendi-sendi pelayanan prima adalah sederhana, jelas dan pasti (dalam prosedur, persyaratan), aman, terbuka, efisien, ekonomis, adil, tepat waktu, akurat, tanggung jawab, lengkap, mudah diakses, disiplin, sopan, ramah, ikhlas dan nyaman.

5. Sistem Komprehensif

Maksud sistem disini adalah sistem (perangkat lunak) yang dipakai oleh perpustakaan. Komprehensif artinya menyeluruh, jadi dalam sistem itu sudah terakomodir semua kepentingan dan kegiatan yang ada di perpustakaan. Pengolahan dengan data entri, mencetak barcode, nomor panggil. Pelayanan, mulai identitas anggota, cetak kartu anggota, bebas pustaka. Presensi kehadiran, jam berapa, asal anggota (dalam atau luar lembaga). Menelusur (OPAC), melihat jumlah koleksi, masih tersedia berapa, kalau dipinjam siapa yang pinjam, kapan kembali, dimana alamatnya. Kemudian sudah mempunyai pinjaman buku berapa, apa saja, kena denda berapa. Jenis koleksi termasuk referensi, teks, audio visual, dan lain-lain.

V. Penutup

Berdasarkan pemaparan diatas dapat disimpulkan kompetensi dibidang teknologi informasi mutlak dimilki oleh setiap pustakawan. Oleh karena itu Perpustakaan Nasional sebagai pembina semua jenis perpustakaan perlu segera memberikan masukan kepada Presiden (dalam menetapkan Peraturan Pemerintah). PP ini sebagai payung hukum untuk standar-standar sebagaimana diamanatkan dalam pasal 11 (1) UU No.43/2007. Perpusnas dapat menjalin kerja sama dengan para pustakawan dari jenis-jenis perpustakaan yang ada di Indonesia.

DAFTAR PUSTAKA

Hernandono. 2005. Meretas kebuntuan kepustakawanan Indonesia dilihat dari sisi sumber daya tenaga perpustakaan. Makalah Orasi ilmiah dan pengukuhan Pustakawan Utama. Perpustakaan Nasional: Jakarta.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No.81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum.

Priyanto, Ida Fajar. 2008. Tantangan baru dunia kepustakawanan: menuju masa depan yang berubah. Makalah pada kuliah umum untuk S1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi di UIN SUKA. Yogyakarta: 26 Agustus.

Salmubi. 2005. Membangun kepustakawan Indonesia: tugas dan tanggung jawab pustakawan professional pada era informasi. Makalah Rapat Kerja dan Seminar Ilmiah Nasional Ikatan Pustakawan Indonesia. Surakarta: 13-15 Nopember.

Sulistyo Basuki. 1991. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

www.pnri.co.id

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.